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Demonstrador do software ARCHEEVO

O software Archeevo tem como objetivo a gestão integrada de arquivo nas fases semi-ativa e inativa da documentação, na medida em que apresenta caraterísticas que simplificam as tarefas de tratamento, gestão e publicação dos recursos documentais ao longo destas fases. Este software encontra-se perfeitamente alinhado com a visão orientadora de um Governo Eletrónico e de uma Sociedade da Informação, onde cada vez mais as atividades e processos de negócio são suportados por mecanismos eletrónicos que agilizam e asseguram um serviço mais rápido, completo e transparente para o cidadão.

A solução assenta num conjunto de normas e boas-práticas:

  1. ISAD(g) - International Standard Archival Description
  2. EAD - Encoded Archival Description
  3. ISAAR (CPF): International Standard Archival Authority Record
  4. OAI-PMH – Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting
  5. Orientações para a Descrição Arquivística
  6. The BagIt File Packaging Format

As duas primeiras, harmonizadas desde a publicação da versão 2002 do EAD, destinam-se a suportar o processo de descrição arquivística. A terceira é satisfeita através da sua integração com o Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivísticas, uma iniciativa do Arquivo Nacional da Torre do Tombo, que visa a manutenção de um registo de autoridades nacional composto por entidades produtoras, detentoras, suas funções e registos patrimoniais de classificação. A quarta auxilia a comunicação e integração deste software com portais agregadores de conteúdos, como o Portal Português de Arquivos, o APEx - Portal Europeu de Arquivos, a Europeana, o Retrievo®, entre outros.

O Archeevo é também compatível com as Orientações para a Descrição Arquivística (ODA), conjunto de orientações para aplicação das normas ISAD(g) e ISAAR(CPF) em Portugal e com o formato BagIt, promovido pela Biblioteca do Congresso , que visa a transferência de registos de descrição e documentação digital associada entre sistemas de informação.

Vantagens

O Archeevo é uma solução completa e ajustada ao contexto dos Arquivos intermédios e definitivos, onde se conjugam os valores da funcionalidade, configurabilidade, segurança e usabilidade. Nesta secção apresentam-se as principais propostas de valor deste software.

Gestão completa das atividades de um arquivo

Através dos seus 6 módulos funcionais, o software Archeevo garante a gestão completa e integrada de todas as atividades de um arquivo. Entre estas, incluem-se a descrição arquivística, gestão de depósito, gestão de projetos de digitalização, publicação na Web, conservação e restauro, balcão-eletrónico, relatórios, gestão de produtividade, integração de sistemas, etc.

Trata-se de uma ferramenta que cobre e dá suporte a todas as áreas funcionais de uma instituição de arquivo.

Gestão do ciclo de vida dos documentos

O Archeevo suporta a gestão de todo o ciclo de vida da documentação durante a sua fase semi-ativa (arquivo intermédio) e inativa (arquivo definitivo). O software permite definir os prazos de retenção da documentação ao nível das séries documentais, a qual poderá ser feita com base na importação de tabelas de seleção. Quando são ultrapassados os prazos de retenção da documentação, facilmente se procede à eliminação ou transferência da documentação, bem como a geração de guias de remessa e autos de eliminação e de entrega.

Gestão de depósito e localizações físicas

O componente de gestão de depósito permite descrever a estrutura física do arquivo com base num modelo hierárquico, por níveis, que correspondem aos depósitos e às unidades de instalação (estante, prateleira, caixa, etc.). De forma simples e rápida podem associar-se os documentos (unidades intelectuais) às estruturas físicas (unidades de instalação). Esta associação também pode ser realizada em lote ao longo do depósito através de uma aplicação própria instalada num dispositivo móvel.

Altamente configurável

O Archeevo, devido à sua elevada modularidade e capacidade de parametrização, adequa-se a todo o tipo instituições, independentemente da sua dimensão. Entre outros aspetos, permite a configuração de níveis e campos de descrição, padrão de codificação de registos, marcas d’água para documentos digitalizados, design do módulo de Frontoffice, idioma das interfaces, unidades de medida, tipos de unidade de instalação, perfis de utilizadores, qualidade das derivadas, termos de indexação, etc.

Design atraente e atual

Tanto o módulo de Backoffice como o de Frontoffice apresentam um design moderno e intuitivo. O Backoffice assemelha-se a um browser Web, privilegiando a usabilidade através de metáforas visuais amplamente conhecidas de todos. Todas as operações estão à distância de poucos cliques sobre um único painel de edição. Suporta operações de drag-n-drop para mover registos ao nível das estruturas em árvore. O Frontoffice é adaptável à identidade de cada cliente de acordo com as suas preferências, tornando cada implementação única e exclusiva.

Desenvolvimento contínuo

O Archeevo possui um ciclo de desenvolvimento contínuo que lhe garante uma evolução permanente e sustentada, permanecendo alinhado com as mais recentes tecnologias e normas internacionais.

Os desenvolvimentos de novas funcionalidades são, normalmente, baseados nas sugestões dos clientes, permitindo ao software evoluir e adaptar-se continuamente às necessidades e procedimentos de trabalho dos seus utilizadores.

Compatível com o Portal Português de Arquivos

O Portal Português de Arquivos é um projeto que visa facilitar o acesso a uma grande parte do património arquivístico nacional. Este portal funciona como agregador e facilitador de acesso aos conteúdos das instituições que pertencem à Rede Portuguesa de Arquivos.

O módulo OAI-PMH do Archeevo é 100% compatível com o Portal Português de Arquivos permitindo que os seus registos públicos figurem neste portal sem qualquer necessidade de intervenção humana.

Publicação na Internet de forma simples e gratuita

Com um único clique, o utilizador do módulo de Backoffice poderá publicar as suas descrições e respetivas representações digitais na Internet, tornando esta informação imediatamente acessível para consulta a todos os seus potenciais interessados. A informação disponibilizada na Internet pode ser recuperada por qualquer utilizador a partir do módulo de Frontoffice, possibilitando a consulta detalhada dos registos de descrição, a navegação no plano de classificação e a consulta das representações digitais associadas.

Gestão centralizada de utilizadores

O Archeevo integra com sistemas de gestão centralizada de utilizadores. Desta forma, todos os utilizadores são registados e geridos centralmente, conferindo-lhe um elevado nível de segurança e facilidade ao nível da gestão.

O serviço de autenticação centralizada suportado é o LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), também compatível com Active Directory.

Segurança e permissões

O Archeevo incorpora um conjunto de características que o tornam num sistema altamente seguro: 1) os dados trocados entre os postos de trabalho e o servidor são cifrados recorrendo ao protocolo HTTPS/SSL; 2) o sistema apresenta uma salvaguarda contra eliminação involuntária de dados através da funcionalidade de reciclagem, os registos descritivos nunca são eliminados de forma definitiva; 3) evita modificações involuntárias de dados uma vez que todas as alterações a registos ficam em histórico sendo possível ao utilizador recuperar uma versão anterior de um registo de descrição; e 4) acessos condicionados através da definição de permissões de acesso ao nível do registo de descrição.

Relatórios e estatísticas

O Archeevo incorpora dezenas de relatórios sobre o sistema e a sua informação, assim como estatísticas de produtividade individual e global da instituição.

Os relatórios gerados podem ser exportados para diversos formatos: PDF, Word, Excel, Texto, HTML, RTF, entre outros privilegiando a interoperabilidade da informação de acordo com Regulamento Nacional de Interoperabilidade Digital.

Graças ao seu avançado motor de geração de relatórios, o Archeevo é capaz de gerar relatórios com mais de 1.000 páginas em apenas alguns segundos.

Ferramentas automáticas

O Archeevo dispõe de um conjunto de ferramentas automáticas que permitem a realização de operações complexas em frações de segundo, que de outro modo demorariam dias a realizar. São exemplos destas ferramentas: o motor de inferência de datas e extensões, capaz de processar centenas de milhares de registos em segundos atualizando a informação dos níveis de descrição superiores com informação calculada a partir dos seus descendentes; o controlo de qualidade das descrições que facilita a tarefa de revisão e correção dos registos de descrição arquivísticas; a funcionalidade localizar e substituir permite corrigir problemas nas descrições de forma transversal ao longo de um ou mais fundos.

Suporte para todos os formatos digitais

O Archeevo suporta a integração de objetos digitais em qualquer formato. Para um conjunto alargado de formatos (de imagem, texto, vídeo e áudio) o sistema dispõe visualizadores integrados e extratores de metainformação técnica. O software apresenta também a capacidade de gerar formatos específicos para disseminação (e.g. imagens de menor resolução e com marca d’água) que visam uma disponibilização na Internet mais simples, protegendo simultaneamente os direitos de autor.

Acessível a pessoas com incapacidade

As interfaces públicas do Archeevo garantem a inclusão de todos os cidadãos no acesso aos conteúdos disponibilizados, de acordo com Diretrizes de Acessibilidade para o Conteúdo da Web (WCAG 2.0), as quais abrangem uma vasta gama de recomendações para tornar o conteúdo da Web mais acessível a um maior número de pessoas com incapacidade.

O módulo de Frontoffice está em conformidade com o nível AA do WCAG 2.0, cumprindo com a Resolução do Conselho de Ministros n.º 97/99 e garantindo a inclusão de cidadãos com necessidades especiais.

Escalável até aos milhões de registos

O Archeevo suporta volumes de informação na ordem dos milhões de registos sem que haja uma quebra da performance.

Através da barra de localização rápida é possível aceder diretamente a registos de descrição e representações digitais introduzindo apenas o seu código de referência.

O sistema suporta também a integração de Terabytes de objetos digitais com geração automática de derivadas com inclusão de marca de água, extração de metainformação técnica e texto integral das imagens originais, respeitando as mais elevadas exigências de performance.

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