O projecto “Digitalização de fontes locais sobre a Guerra Peninsular (1807-1814)” foi desenvolvido em quatro fases distintas, sendo que a primeira delas, a fase preparatória, que decorreu até Março de 2011, não integrou a candidatura, consistindo no levantamento documental (prospecção e identificação) das fontes locais sobre a Guerra Peninsular, em particular, referentes às Linhas de Torres Vedras, existentes nos cinco Arquivos Municipais e em 15 fundos do Arquivo Nacional Torre do Tombo.

A primeira fase, com princípio em Abril de 2011 e termo em Junho de 2012, compreendeu o registo e descrição das fontes referenciadas no levantamento documental, segundo as normas de descrição arquivística ISAD(G) e ISAAR e o documento técnico ODA-v-3, suportada pela aplicação informática DigitArq, versão 4.0.3.0.

A segunda fase, iniciada em Julho e concluída em Dezembro de 2012, centrou-se na digitalização (realizada no edifício-sede do Arquivo Nacional Torre do Tombo) e controlo de qualidade das imagens, cumprindo os requisitos técnicos estabelecidos pela, então, Direcção Geral de Arquivos, actualmente, Direcção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas. Foram realizados, ao todo, três controlos de qualidade às imagens dos documentos digitalizados. O primeiro pela empresa prestadora dos serviços de digitalização – Beltrão Coelho (Além-Tejo), Lda. – o segundo pela, então, Direcção Geral de Arquivos, verificando, por amostragem, 10% das imagens de cada fundo arquivístico, e o último pela Câmara Municipal de Mafra compreendendo 100% dos objectos digitais. Atendendo à verba disponível para a digitalização no montante global do financiamento e tendo como objectivo digitalizar toda a documentação registada e descrita na base de dados, optando-se, sempre que possível, pela digitalização “na íntegra” dos livros e processos, as páginas em branco não foram, em regra, digitalizadas.

A terceira e última fase, concretizada a 27 de Dezembro de 2012, consistiu na disponibilização on-line da “Colecção de Fontes Locais das Linhas de Torres Vedras” constituída por 42.000 imagens, correspondentes a 928 registos introduzidos na base de dados DigitArq, através do catálogo do Arquivo Municipal de Mafra (http://arquivo.cm-mafra.pt/), bem como, por link, na página electrónica da actual Direcção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (http://dgarq.gov.pt/), no sítio oficial internet da “Rota Histórica das Linhas de Torres” (www.rhlt.com.pt), e nas páginas electrónicas dos Centros de Interpretação das Linhas de Torres e/ou dos Arquivos ou Câmaras Municipais Parceiras.

Considerando o objectivo principal do projecto, bem como a necessidade de reunir parte da documentação de seis Arquivos (cinco Municipais e um Nacional) com fundos arquivísticos de proveniência diversa e planos de classificação distintos, optou-se por criar uma COLECÇÃO – intitulada “Colecção de Fontes Locais das Linhas de Torres Vedras” (CFLLFV) – enquanto conjunto de documentos reunidos artificialmente tendo como característica comum o facto de incidirem sobre o tema “Guerra Peninsular” (ISAD(G), 2004: 15).

Atendendo a uma limitação da base de dados DigitArq, a qual não permite a criação de um FUNDO ou SUBFUNDO debaixo de uma COLECÇÃO, foram ponderadas três opções para a organização da documentação (baseadas na norma ISAD(G)). A primeira contemplava dois níveis de descrição – COLECÇÃO e DOCUMENTO COMPOSTO OU DOCUMENTO; a segunda englobava três níveis descritivos – COLECÇÃO, SECÇÃO (correspondente ao FUNDO) e o DOCUMENTO COMPOSTO OU DOCUMENTO; a terceira, a adoptada, integra quatro níveis de descrição - COLECÇÃO, SECÇÃO, SUBSECÇÃO e DOCUMENTO COMPOSTO OU DOCUMENTO – sendo a única que mantém a unidade e coerência da COLECÇÃO, preservando a identidade do Arquivo e a dos fundos a que pertence a documentação registada, descrita e digitalizada.

Desta forma, foi atribuído a cada Arquivo o nível de descrição SECÇÃO (correspondendo à entidade detentora da documentação) e o nível SUBSECÇÃO às instituições produtoras de documentação com legislação e hierarquia ou organização própria (isto é, FUNDO). Por fim, o nível de descrição DOCUMENTO COMPOSTO ou DOCUMENTO define a tipologia documental, ou seja, se é, respectivamente, um processo/livro ou um documento solto (correspondência, legislação ou mapa).

Nesse sentido, o CÓDIGO DE REFERÊNCIA traduz esta lógica, incluindo, ainda, as siglas do país (PT), da entidade beneficiária e responsável pelo projecto (AMM) e da respectiva Colecção (CFLLTV), correspondendo esta ao nível de descrição.

No que concerne à descrição, a informação que consta nos níveis SECÇÃO e SUBSECÇÃO foi obtida, essencialmente, nos Instrumentos de Descrição Documental disponíveis em cada Arquivo e nas respectivas páginas electrónicas. Os registos mais completos a estes dois níveis de descrição são os respeitantes ao Arquivo Nacional Torre do Tombo e aos Arquivos Municipais de Mafra, Torres Vedras e Vila Franca de Xira. Os dois últimos arquivos municipais possuem guias e o primeiro arquivo municipal inventários.

Segundo o prescrito na ISAD(G) para os processos foi seleccionado o nível de descrição DOCUMENTO COMPOSTO, enquanto que para a peça ou documento solto escolheu-se o nível DOCUMENTO. Ressalva-se que é recorrente um ofício, isto é, um DOCUMENTO, ser acompanhado de diversos anexos (no caso do envio de diplomas oficiais ou de comprovativos de um dado ou acção), sem que por essa razão constitua um processo.

No que respeita ao campo de descrição COTA ACTUAL é de sublinhar que a mesma corresponde à cotação atribuída pelos respectivos Arquivos, devendo ser utilizada na consulta presencial e nos pedidos de reprodução.

O campo ÂMBITO E CONTEÚDO constitui, neste projecto, o elemento de descrição mais importante. Além do sumário do âmbito (cronológico e geográfico) e de um resumo do conteúdo (tipologia documental e assuntos), com o objectivo de optimizar a capacidade de recuperação de informação nas pesquisas on-line, realizadas em base de dados, e garantir a máxima obtenção de informação sobre o tema do projecto por parte dos seus utilizadores, foi efectuada, a grande parte dos 927 registos (incluindo quase todos os livros), uma leitura integral e minuciosa da documentação, sendo especificamente identificadas as matérias, com indicação das respectivas páginas. No caso de documentos de relevância basilar pode constar a sua transcrição.